kapital

Tytuł projektu:   „Wdrożenie rozwiązań zarządczych w Gminie Michałowice, Gminie Wielka Wieś oraz Gminie Zielonki” 
Nazwa działania:  Priorytet V „Dobre rządzenie”, Działania 5.2 „Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej”, Poddziałania 5.2.1 „Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej"
Nr projektu:  2/POKL/5.2.1/2010
Wartość całkowita projektu:  1 803 435, 00 zł
Dofinansowanie ze środków unijnych:  1 532 919, 75 zł
Udział własny beneficjenta:  270 515, 25 zł
Czas realizacji projektu:  od 1 stycznia 2012 r. do 15 sierpnia 2013 r.
Cel główny projektu: 
Celem projektu był wzrost jakości świadczonych usług publicznych i poprawa sprawności stosowanych modeli zarządzania w: Gminie Zielonki, Gminie Michałowice oraz Gminie Wielka Wieś poprzez kompleksowe wdrożenie usprawnień zarządczych w okresie realizacji projektu.
Wdrożenie usprawnień zarządczych przyczyniło się do podniesienia kwalifikacji pracowników oraz wzrostu satysfakcji klientów korzystających z usług świadczonych przez Urząd Gminy. Zakupy programów specjalistycznych, budowa systemów, badania oraz liczne działania szkoleniowo-doradcze wpłynęły na poprawę warunków pracy pracowników urzędu oraz wzrost integracji i zaangażowania  w ciągły proces doskonalenia organizacji.
W ramach projektu w Urzędzie Gminy Zielonki min.:

1)  podniesiono kwalifikacje pracowników poprzez ich uczestnictwo w  szkoleniach z zakresu zarządzania czasem,  zarządzania zespołem oraz w specjalistycznych szkoleniach informatycznych. Kilkunastu pracowników zostało delegowanych i ukończyło studia podyplomowe i innego rodzaju szkolenia specjalistyczne. Zdobyte w ten sposób umiejętności przyczyniają się do poprawy realizacji  zadań i obsługi mieszkańców,

2) wdrożono model samooceny CAF, który pozwala zidentyfikować mocne i słabe strony funkcjonowania Urzędu i wprowadzać działania naprawcze, które są wdrażane w oparciu o przygotowane projekty doskonalące. Wspólna Metoda Oceny CAF jest narzędziem kompleksowego zarządzania jakością dla administracji publicznej. Metodę CAF opracowali eksperci powołani przez dyrektorów generalnych urzędów odpowiedzialnych za administrację w krajach członkowskich Unii Europejskiej (Zespół na rzecz Innowacji w Usługach Publicznych - IPSG, działający w ramach nieformalnej Sieci UE ds. Administracji Publicznej - EUPAN). Metoda powstała w 2000 roku, w 2002 roku przedstawiono pierwszą poprawioną wersję, a w roku 2006 zrewidowaną wersję "CAF 2006".
Model CAF zapewnia:
- identyfikację mocnych stron i obszarów do poprawy w organizacji,
- środki do osiągnięcia spójności kierunku w zakresie poprawy organizacji,
- ocenę w stosunku do kryteriów, które są akceptowane w całej Europie,
- środki do mierzenia osiąganego postępu poprzez okresowe samooceny,
- łącznik pomiędzy celami i wspierającymi je strategiami i procesami,
- możliwość skoncentrowania działań doskonalących tam, gdzie jest to najbardziej potrzebne,
- możliwości promowania i wymiany dobrych praktyk w ramach organizacji oraz z innymi organizacjami,
- wzbudzenie entuzjazmu i kreatywności pracowników poprzez włączanie ich w proces doskonalenia,
- integracje różnych inicjatyw jakościowych w organizacji.
Wdrożenie CAF pomaga ukierunkować działania kierownictwa Urzędu Gminy na poprawę efektywności pracy oraz pozwala na wymianę doświadczeń z Partnerami. Proces doskonalenia jest ciągły, a samoocena działania Urzędu dokonywana będzie okresowo, co zapewni ciągły pomiar  wzrostu jakości funkcjonowania Urzędu Gminy Zielonki.

3) wdrożono podejście projektowe realizowanych zadań,

4) wdrożono system rozwoju kompetencji kadr oparty na badaniu luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych pracowników oparty na podstawie aktualnych opisów stanowisk,

5) wdrożono system monitorowania poziomu satysfakcji klientów z jakości usług publicznych i funkcjonowania, który wpływa na wzrost poziomu satysfakcji klientów z jakości otrzymywanych usług oraz na wzrost zaufania społecznego,

6) wdrożono system zarządzania relacjami z parterami projektu,

7) opracowano i wdrożono procedurę aktualizowania „map aktywności” NGO ,

8) wdrożono oprogramowanie do zarządzania mieniem komunalnym, elektronicznego obiegu dokumentów oraz aplikację pozwalającą na śledzenie przez mieszkańców toku spraw w zakresie nadawania numeru Pesel noworodkom i możliwości odbioru dowodu osobistego,

9) wykonano badania natężenia ruchu na drogach gminnych i powiatowych, które pozwoliły wskazać faktyczny ruch na drogach lokalnych, aby w sposób miarodajny na bieżąco określać potrzeby w zakresie budowy nowych dróg, remontów istniejących nawierzchni czy też odpowiedniego oznakowania dróg. Badanie to docelowo miało za zadanie wpłynięcie na poprawę bezpieczeństwa mieszkańców, jak również kierowców poruszających się po drogach gminy. 

10) zostały wykonane badania napełnienia autobusów na liniach komunikacji publicznej. Zadanie to pozwoliło na rozpoczęcie działań zmierzających do usprawnienia działania komunikacji zbiorowej pod względem odpowiednich rozkładów jazdy, przebiegów tras, jak też wielkości autobusów o danych godzinach na danych liniach. Realizacja tego zadania miała na celu poprawę komfortu jazdy pasażerów, jak również przyczyniła się do urealnienia kosztów, które ponosi Gmina z tytułu dopłat do biletów,

11) zbudowano system wizualizacji na mapie działek nieopodatkowanych. W ramach realizacji tego zadania połączono system ewidencji podatkowej oraz program mapowy. Pozwoliło to na wychwycenie w terenie gminy nieruchomości, które obecnie nie są opodatkowane. Obecnie wpływa to na poprawę egzekucji podatków, a co za tym idzie – do budżetu Gminy wpływają większe środki z tego tytułu.

 

Takie kompleksowe wdrożenie usprawnień zarządczych pozwoliło na osiągnięcie celu głównego projektu, tj. wzrostu jakości świadczonych usług publicznych i poprawy sprawności stosowanych modeli zarządzania. Wdrożenie nowych systemów oraz oprogramowań specjalistycznych ułatwiło pracownikom wykonywanie ich codziennych obowiązków i podniosło efektywność ich pracy.
Na podkreślenie zasługuje również fakt, iż realizacja projektu ma wartość dodaną w postaci wymiany dobrych praktyk i doświadczeń w ramach Partnerstwa. Wspólna realizacja projektu pozwoliła, z jednej strony, korzystać Partnerom z doświadczenia Lidera Partnerstwa – F5 Konsulting Sp. z o.o. we wdrażaniu projektów współfinansowanych ze środków EFS, z drugiej zaś – stanowiąc kolejną już formę współpracy sąsiadujących ze sobą gmin przyczyniła się do zacieśnienia partnerskich relacji i upowszechnienia sprawdzonych rozwiązań wypracowanych przez jednego Partnera u pozostałych Partnerów. 
Opis projektu: 
Projekt pn. „Wdrożenie rozwiązań zarządczych w Gminie Michałowice, Gminie Wielka Wieś oraz Gminie Zielonki” był pilotowany przez F5 Konsulting Sp. z o.o. oraz Gminy będące odbiorcami wsparcia, czyli Gminę Michałowice, Gminę Wielka Wieś i Gminę Zielonki. W styczniu 2012 roku F5 Konsulting Sp. z o.o. pod nadzorem Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji rozpoczęło jego realizację. W ramach pozyskanego dofinansowania zrealizowany został szereg działań usprawniających funkcjonowanie Urzędów Gmin partnerskich. Realizacja tych zadań byłaby nieosiągalna bez wsparcia Europejskiego Funduszu Społecznego.
Szczegółowe zasady współpracy w ramach Partnerstwa regulowała umowa partnerska. Strategiczny nadzór nad realizacją projektu sprawowała Grupa Sterująca, w skład której wchodzili przedstawiciele Lidera Partnerstwa oraz Partnerów. Grupa Sterująca podejmowała decyzje w kluczowych kwestiach związanych z realizacją projektu. Cyklicznie organizowane spotkania Grupy Sterującej odbywały się w formie  forum dla wypracowywania wspólnych rozwiązań dla zagadnień problemowych, uzyskiwania konsensusu, jak i wymiany dobrych praktyk i doświadczeń, co miało zasadniczy pozytywny wpływ na proces wzajemnego uczenia się i ścisłej współpracy.
Wszystkie strony Partnerstwa aktywnie uczestniczyły w opracowaniu założeń projektu, jak również aktywnie brały udział w jego wdrażaniu. Lider Partnerstwa – F5 Konsulting Sp. z o.o. odpowiadało za zarządzanie administracyjne projektem jako całością, jak również za rozliczenia i monitoring projektu, realizację szkoleń, doradztwa oraz inne działania  merytoryczne na rzecz Partnerów. Partnerzy, oprócz tego, że byli odbiorcami wsparcia w projekcie, w sposób istotny wspierali Lidera przy realizacji działań projektowych – uczestniczyli w kształtowaniu założeń merytorycznych poszczególnych działań, prowadzili rekrutację wewnętrzną na szkolenia, dokumentowali i rozliczali wkład własny przewidziany do wniesienia w projekcie.